1.资料室负责人应热爱本职工作，刻苦钻研业务，认真负责地管理好全部图书、档案、文件资料，做好各种门类和载体档案的收集、整理、保管、鉴定和统计工作，不断提高档案、资料的科学管理水平和档案、资料的利用率。

2.资料室内严禁生明火，严禁吸烟。

3.资料室管理人员要定期检查和维护电器及照明线路，定期检查电源开关和电源插座插头。

4.资料室内要配齐各类消防设施，定期检查并及时更换。资料室工作人员要熟知消防设施摆放位置和使用方法。

5.工作人员离开资料室时，要锁好门窗，切断室内一切电源。

6.室内资料要统一编码并摆放整齐，室内通风流畅并留足安全通道。

7.资料室入口处须张贴资料室平面布置和消防设备位置示意图，以及紧急出口示意图。

8.资料室保管的各类文件、资料，应积极主动开展利用工作，为基地的各项工作服务。

9.基地研究人员因工作需要查阅文件、资料时，必须经资料室管理员同意，尤其是涉及到秘密以上等级文件的查阅，需办完登记手续方可查阅。

10.资料室保管的文件、资料一般不外借，若遇特殊情况需外借时，必须经资料室管理员同意并办理登记手续方可借出，时间不得超过两周。若需再用须办理续借手续，归还时必须核对无误。

11.外单位查阅档案资料应持单位介绍信，说明查阅的目的、要求和范围。经基地分管领导批准后，办理登记手续，方可提供查阅，若需要复印、复制和晒图，按有关规定收费。

12.借阅或查阅档案者必须爱护档案材料，严禁涂改、拆散、撕毁、折叠、勾划、抽取，阅完及时归还，若发现造成档案、文件损失或丢失，要追究其责任。

13.借阅者在调离工作时，需将借阅的档案、材料提前交回资料室后，方可办理调离手续。

14.凡资料室的图书、报纸、杂志原则上只能在资料室或研究室阅览，未办理借阅手续之前，不得带出研究基地。